Regulamin konferencji

§ 1. Czas i miejsce konferencji

1. Konferencja odbywa się w dniu 6 czerwca 2024 w Radisson Hotel & Suites w Gdańsku przy ulicy Chmielnej 10/25 (dalej jako „Konferencja”).
2. Konferencja ma charakter zamknięty i skierowana jest do wszystkich zainteresowanych, do których wysłane zostało stosowne zaproszenie.
3. Szczegółowy harmonogram Konferencji określa „Program Konferencji” znajdujący się na stronie internetowej: https://techwaves.vectortechsolutions.com.
4. Organizatorem Konferencji jest VECTOR TECH SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy
   Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 2.480.000,00 zł.

§ 2. Warunki udziału i rezerwacji miejsc noclegowych

1. Warunkami zgłoszenia udziału w Konferencji są:

• wypełnienie formularza zgłoszeniowego w terminie do dnia 30.05.2024 r. udostępnionego na stronie internetowej: https://techwaves.vectortechsolutions.com,
• zaakceptowanie niniejszego regulaminu;
• wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby organizacji Konferencji za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności udostępnionej na stronie internetowej przeznaczonej do rejestracji,

1. Akceptacja niniejszego regulaminu, jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku, o której mowa w 3 ust. 10.
2. Organizator dokonuje weryfikacji zgłoszenia i następnie wysyła osobom, które dokonały go prawidłowo, wiadomość z potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji.
3. Rezerwacja noclegu leży po stronie uczestnika.
4. Organizator nie organizuje ani nie zapewnia uczestnikom zakwaterowania oraz nie ponosi kosztów noclegu, transportu uczestników Konferencji oraz innych usług hotelowych świadczonych w miejscu odbywania się Konferencji, oraz poza nim, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie przez Organizatora wskazane.

§ 3. Warunki organizacyjne

1. Osoby, które dokonały rejestracji uczestnictwa zgodnie z § 2 ust. 1 powyżej, zobowiązane są do potwierdzenia uczestnictwa na Konferencji w dniu i miejscu Konferencji (punkt recepcyjny Konferencji).
2. Potwierdzenia dokonuje się niezwłocznie po przybyciu na miejsce odbywania się Konferencji, w wyznaczonym przez Organizatora miejscu. Po zarejestrowaniu uczestnik otrzymuje od Organizatora identyfikator oraz materiały konferencyjne.
3. Osoby nieposiadające identyfikatora, nie będą miały możliwości wejścia do przestrzeni konferencyjnej.
4. W ramach Konferencji Organizator zapewnia: przeprowadzenie prezentacji technicznych, otwarty dostęp do showroomu na terenie konferencji w celu pokazu rozwiązań i urządzeń dystrybuowanych przez VECTOR TECH SOLUTIONS, materiały szkoleniowe oraz poczęstunek.
5. W ramach Konferencji, dnia 06.06.2024 r. Organizator zorganizuje spotkanie integracyjne dla uczestników Konferencji, w miejscu wskazanym przez Organizatora.
6. Transport do miejsca odbywania się spotkania integracyjnego z miejsca odbywania się Konferencji oraz transport powrotny zapewnia Organizator.
7. W ramach spotkania integracyjnego Organizator zapewnia uczestnikom poczęstunek oraz możliwość wzięcia udziału w uroczystej gali wieczornej.
8. Uczestnik, biorąc udział w spotkaniu integracyjnym, zobowiązuje się przestrzegać regulaminu udostępnionego przez obiekt, w którym odbywać się będzie spotkanie.
9. Uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie, zgody na rozpowszechnianie przez Organizatora swojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęć i filmów wykonanych podczas Konferencji oraz w trakcie spotkania integracyjnego w celach informacyjnych, oraz marketingowych m.in. w Internecie, w tym przede wszystkim na stronach internetowych Organizatora (techwaves.vectortechsolutions.com, vectortechsolutions.com) oraz portalach społecznościowych Organizatora (LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube).

§ 4. Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy pracowników Organizatora.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać skradzione, zagubione lub zniszczone w czasie trwania Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

§ 5. Odpowiedzialność Uczestnika Konferencji

1. Za wszelkie szkody wynikłe z działania lub zaniechania uczestnika Konferencji wyrządzone Organizatorowi, Hotelowi bądź osobie trzeciej, odpowiada uczestnik.
2. Uczestnik Konferencji nie może nagrywać prowadzonych w ramach konferencji zajęć/szkoleń/prezentacji/wykładów itp. za pomocą urządzeń audiowizualnych, takich jak np.: telefon, dyktafon, kamera, chyba że prowadzący Konferencję wyrazi na to zgodę.
3. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania bezwzględnego zakazu palenia w miejscu odbywania się Konferencji i zakazu uczestnictwa w Konferencji pod wpływem alkoholu czy środków odurzających, a także ich spożywania bezpośrednio przed Konferencją czy w trakcie Konferencji, jak również dystrybuowania ww. substancji wśród pozostałych uczestników.
4. Uczestnik zobowiązany jest do nieprzeszkadzania pozostałym uczestnikom oraz prowadzącemu Konferencję w trakcie trwania Konferencji.
5. Zakazuje się uczestnikowi wnoszenia na teren Konferencji oraz teren spotkania integracyjnego niebezpiecznych przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu innych osób.
6. Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń prowadzącego Konferencję, a także innych podmiotów zajmujących się organizacją Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

§ 6. Organizacja Konferencji w trakcie epidemii

1. Uczestnik jest zobowiązany do poddania się czynnościom o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, do których Organizator jest uprawniony w czasie trwania Konferencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 7. Ochrona danych osobowych

1. Podanie danych osobowych przez Uczestników jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.
2. Administratorem danych osobowych uczestnika jest VECTOR TECH SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy ul. Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 2.480.000,00 zł.
3. Dane osobowe uczestnika są przetwarzane przez Administratora dla celów organizacji Konferencji, na podstawie zgody wyrażonej przez uczestnika.
4. Podstawą prawna przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestnika – art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”).
5. Dane osobowe Uczestnika zostaną powierzone przez Administratora:

• CONREGO sp. z o.o., z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Ignacego Paderewskiego 40/6, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000716221, NIP: 5993215285, REGON: 369351080, kapitał zakładowy: 10.000,00 PLN (dalej „CONREGO”) w związku z obsługą systemu zgłoszeniowego oraz formularza rejestracji na Konferencję.
• Deo Hotel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, z siedzibą pod adresem: ul. Knyszyńska 16A/2, 80-180, Gdańsk wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta Gdańska, pod numerem KRS 0000740754, NIP 5833314802 w związku z organizacją Konferencji.

6. W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora, uczestnikowi przysługują następujące uprawnienia:

• dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• cofnięcia zgody na przetwarzanie, przy czym przetwarzanie danych będzie legalne do czasu wycofania zgody, a cofnięcie zgody powoduje brak możliwości dalszego udziału w Konferencji,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w przepisach prawa,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora danych,
• przeniesienia danych do innego administratora danych,
• wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Inne ważne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce Prywatności

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio do wszelkich wydarzeń organizowanych przez Organizatora w ramach lub w związku z Konferencją, włączając w to wydarzenia odbywające się przed oraz po wskazanym terminie Konferencji, a także wydarzenia kierowane do ograniczonego kręgu podmiotów.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Programie Konferencji, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od niego. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie zamieszczona na stronie internetowej (techwaves.vectortechsolutions.com) oraz rozesłana do osób, które w trakcie rejestracji na Konferencję zgodnie z § 2 ust. 1 podały swój adres e-mail.
3. W sprawach nieunormowanych w niniejszym regulaminie, stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
4. W sprawach związanych z niniejszym Regulaminem oraz Spotkaniami, prosimy kontaktować się poprzez adres e-mail: [email protected].
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 09.01.2024.