Regulamin konferencji
§ 1. Czas i miejsce konferencji
- Konferencja odbywa się w dniu 16 października 2025 w Courtyard by Mariott Gdynia przy ulicy Jerzego Waszyngtona 19 w Gdyni (dalej jako „Konferencja”).
- Konferencja ma charakter zamknięty i skierowana jest do wszystkich zainteresowanych, do których wysłane zostało stosowne zaproszenie.
- Szczegółowy harmonogram Konferencji określa „Program Konferencji” znajdujący się na stronie internetowej: https://techwaves.vectortechsolutions.com.
- Organizatorem Konferencji jest VECTOR TECH SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 3.396.650,00 zł.
§ 2. Warunki udziału i rezerwacji miejsc noclegowych
- Warunkami zgłoszenia udziału w Konferencji są:
- wypełnienie formularza zgłoszeniowego w terminie do dnia 30.09.2025 r. udostępnionego na stronie internetowej: https://techwaves.vectortechsolutions.com,
- zaakceptowanie niniejszego regulaminu;
- wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby organizacji Konferencji za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności udostępnionej na stronie internetowej przeznaczonej do rejestracji,
2. Akceptacja niniejszego regulaminu, jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku, o której mowa w §3 ust. 8 poniżej.
3. Organizator dokonuje weryfikacji zgłoszenia i następnie wysyła osobom, które dokonały go prawidłowo, wiadomość z potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji.
4. Organizator nie organizuje ani nie zapewnia uczestnikom zakwaterowania oraz nie ponosi kosztów noclegu, transportu uczestników Konferencji oraz innych usług hotelowych świadczonych w miejscu odbywania się Konferencji, oraz poza nim, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie przez Organizatora wskazane.
§ 3. Warunki organizacyjne
- Osoby, które dokonały rejestracji uczestnictwa zgodnie z § 2 ust. 1 powyżej, zobowiązane są do potwierdzenia uczestnictwa w Konferencji w dniu i miejscu Konferencji w punkcie recepcyjnym Konferencji.
- Potwierdzenia dokonuje się niezwłocznie po przybyciu na miejsce odbywania się Konferencji. Po zarejestrowaniu uczestnik otrzymuje od Organizatora identyfikator oraz materiały konferencyjne.
- Osoby nieposiadające identyfikatora, nie będą miały możliwości wejścia do przestrzeni konferencyjnej.
- W ramach Konferencji Organizator zapewnia: przeprowadzenie prezentacji technicznych, materiały szkoleniowe oraz poczęstunek.
- W ramach Konferencji, dnia 16.10.2025 r. Organizator zorganizuje spotkanie integracyjne dla uczestników Konferencji, w miejscu wskazanym przez Organizatora.
- W ramach spotkania integracyjnego Organizator zapewnia uczestnikom poczęstunek oraz możliwość wzięcia udziału w uroczystej gali wieczornej.
- Uczestnik, biorąc udział w spotkaniu integracyjnym, zobowiązuje się przestrzegać regulaminu udostępnionego przez obiekt, w którym odbywać się będzie spotkanie.
- Uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie, zgody na rozpowszechnianie przez Organizatora swojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęć i filmów wykonanych podczas Konferencji oraz w trakcie spotkania integracyjnego w celach informacyjnych, oraz marketingowych m.in. w Internecie, w tym przede wszystkim na stronach internetowych Organizatora (techwaves.vectortechsolutions.com, vectortechsolutions.com) oraz portalach społecznościowych Organizatora (LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube).
§ 4. Odpowiedzialność Organizatora
- Organizator odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy pracowników Organizatora.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać skradzione, zagubione lub zniszczone w czasie trwania Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z działania siły wyższej Siła wyższa jest w szczególności rozumiana jako wystąpienie stanu klęski żywiołowej (powodzi, pożaru, suszy etc.), stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, działań wojennych. W takim przypadku organizator ma prawo do odwołania Konferencji, o czym mowa w §8 ust. 2. Regulaminu.
§ 5. Odpowiedzialność Uczestnika Konferencji
- Za wszelkie szkody wynikłe z działania lub zaniechania uczestnika Konferencji wyrządzone Organizatorowi, Hotelowi bądź osobie trzeciej, odpowiada uczestnik.
- Uczestnik Konferencji nie może nagrywać prowadzonych w ramach konferencji zajęć/szkoleń/prezentacji/wykładów itp. za pomocą urządzeń audiowizualnych, takich jak np.: telefon, dyktafon, kamera, chyba że prowadzący Konferencję wyrazi na to zgodę. W przypadku nieuprawnionego rejestrowania wydarzeń odbywających się w trakcie Konferencji, uczestnik zobowiązuje się do usunięcia nagrań natychmiastowo po wezwaniu przez organizatora Konferencji.
- Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania bezwzględnego zakazu palenia w miejscu odbywania się Konferencji i zakazu uczestnictwa w Konferencji pod wpływem alkoholu czy środków odurzających, a także ich spożywania bezpośrednio przed Konferencją czy w trakcie Konferencji, jak również dystrybuowania ww. substancji wśród pozostałych uczestników. W przypadku naruszenia zakazu, uczestnik zobowiązuje się do opuszczenia miejsca Konferencji i jej wydarzeń towarzyszących natychmiastowo po wezwaniu przez organizatora Konferencji.
- Uczestnik zobowiązany jest do nieprzeszkadzania pozostałym uczestnikom oraz prowadzącemu Konferencję w trakcie trwania Konferencji.
- Zakazuje się uczestnikowi wnoszenia na teren Konferencji oraz teren spotkania integracyjnego niebezpiecznych przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu innych osób. Uczestnik posiadający ze sobą przedmioty niebezpieczne, nie zostanie wpuszczony na teren Konferencji, a w razie wniesienia takich przedmiotów zostanie poproszony o niezwłoczne ich usunięcie.
- Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń porządkowych prowadzącego Konferencję, a także innych podmiotów zajmujących się organizacją Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.
§ 6. Organizacja Konferencji w trakcie epidemii
- Uczestnik jest zobowiązany do poddania się czynnościom o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, do których Organizator jest uprawniony w czasie trwania Konferencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
§ 7. Ochrona danych osobowych
- Podanie danych osobowych przez Uczestników jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.
- Administratorem danych osobowych uczestnika jest VECTOR TECH SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy ul. Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 3.396.650,00 zł.
- Dane osobowe uczestnika są przetwarzane przez Administratora dla celów organizacji Konferencji.
- Podstawą prawna przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestnika – art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”).
- Dane osobowe Uczestnika zostaną powierzone przez Administratora:
- Hotel Co 51 Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-092), ul. Żwirki i Wigury 16B, zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000829297, NIP 7010972300, Regon 385567955, w związku z udostępnieniem przestrzeni dla potrzeb Konferencji.
6. W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora, uczestnikowi przysługują następujące uprawnienia:
- dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych,
- cofnięcia zgody na przetwarzanie, przy czym przetwarzanie danych będzie legalne do czasu wycofania zgody, a cofnięcie zgody powoduje brak możliwości dalszego udziału w Konferencji,
- żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w przepisach prawa,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora danych,
- przeniesienia danych do innego administratora danych,
- wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Pozostałe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce Prywatności
§ 8. Postanowienia końcowe
- Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio do wszelkich wydarzeń organizowanych przez Organizatora w ramach lub w związku z Konferencją, włączając w to wydarzenia odbywające się przed oraz po wskazanym terminie Konferencji, a także wydarzenia kierowane do ograniczonego kręgu podmiotów.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Programie Konferencji, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od niego. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie zamieszczona na stronie internetowej (techwaves.vectortechsolutions.com) oraz rozesłana do osób, które w trakcie rejestracji na Konferencję zgodnie z § 2 ust. 1 podały swój adres e-mail.
- W sprawach nieunormowanych w niniejszym regulaminie, stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
- W sprawach związanych z niniejszym Regulaminem oraz Konferencją, prosimy kontaktować się na adres e-mail: [email protected]
- Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.08.2025.
